I. Chức năng
Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức cán bộ, hành chính văn phòng. Thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức; bảo vệ chính trị nội bộ; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân.
II. Nhiệm vụ
1. Lập chương trình, kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường. Nghiên cứu tư vấn xây dựng, phát triển và sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động trong Trường;
2. Đề xuất thành lập, giải thể, sáp nhập, chia tách các đơn vị thuộc Trường. Tổ chức triển khai các đề án đã được phê duyệt;
3. Lập kế hoạch về lao động và biên chế trên cơ sở đề xuất của các đơn vị; đề xuất sắp xếp, điều động, tuyển dụng lao động; theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong Trường;
4. Nghiên cứu, đề xuất việc bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo các đơn vị thuộc Trường, quy hoạch phát triển đội ngũ công chức, viên chức phù hợp yêu cầu phát triển của Trường;
5. Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các nội qui, qui chế làm việc trong Trường phù hợp với yêu cầu phát triển;
6. Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức, viên chức: đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; thi tuyển dụng, nâng ngạch công chức; nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn con người; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Phối hợp với các đơn vị có liên quan làm công tác phục vụ cho việc xét các danh hiệu Nhà giáo ưu tú, Nhà giáo nhân dân, chức danh GS, PGS trong Trường;
7. Thường trực các Hội đồng: tuyển dụng; lương; nâng ngạch; kỷ luật công chức, viên chức; thi đua, khen thưởng của Trường;
8. Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ; làm thủ tục cho công chức, viên chức đi nước ngoài;
9. Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự; phối hợp nhận xét, đánh giá công chức, viên chức hàng năm. Cập nhật danh sách công chức, viên chức chuyển công tác và nghỉ hưu hàng năm;
10. Tham gia đề xuất, xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung qui chế chi tiêu nội bộ và phương án phân phối quỹ sự nghiệp của Trường;
11. Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê; lên lịch công tác tuần; ghi chép các cuộc họp giao ban của Ban Giám hiệu và ghi biên bản các cuộc họp cấp Trường; thông tin, theo dõi tiến độ hoạt động của các đơn vị trong Trường. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo cấp Trường đi công tác;
12. Giúp Hiệu trưởng điều hành mối quan hệ công tác giữa các đơn vị trong toàn Trường theo chức năng, nhiệm vụ đã qui định. Chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của Hiệu trưởng theo yêu cầu; 13. Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị công chức, viên chức hàng năm và các đại hội, hội nghị của Trường; 14. Tổ chức thực hiện công tác lễ tân trong các lễ hội của Trường. Đầu mối giao tiếp: sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Trường. Đảm bảo chỗ ăn, ở thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Trường;
15. Thực hiện công tác tổng hợp; hành chính; văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tham mưu cho Ban Giám hiệu xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời. Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định. Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho cán bộ công chức; sao lục các văn bản do Trường ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của Hiệu trưởng;
16. Quản lý văn phòng 89 Đinh Tiên Hoàng, Quận Bình Thạnh. Hỗ trợ thu học phí, lệ phí, bán và nhận hồ sơ hệ vừa học vừa làm, hệ văn bằng 2 và sau đại học tại văn phòng 89 Đinh Tiên Hoàng;
17. Điều phối sử dụng các phòng họp trong Trường. Phục vụ nước uống phòng họp Ban Giám hiệu. Phối hợp phục vụ nước uống các phòng họp khác;
18. Quản lý và điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của Trường;
19. Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh, phòng cháy chữa cháy. Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, trị an, an toàn xã hội trong khuôn viên Trường;
20. Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị trong việc ký kết và kiểm soát thực hiện hợp đồng bảo vệ, hợp đồng vệ sinh.
21. Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh trong quá trình xây dựng và phát triển Trường;
22. Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị được Trường giao.